Google Apps กับการนำไปใช้

ผมได้ข่าวเกี่ยวกับ Google Apps มานานแล้ว แต่ไม่ได้ไปลองใช้สักที เนื่องจาก Web Hosting ที่ผมใช้อยู่นั้น ปรับแต่งค่าของ Domain ลำบาก แต่หลังจากที่ผมได้ไปใช้บริการของ Godaddy แล้วทุกอย่างก็ง่ายขึ้น ทำให้ผมสามารถ Setup Google Apps ได้เพียงชั่วเวลาข้ามคืน โดยที่ผมได้นำมาใช้กับชมรมคาราเต้มหาวิทยาลัยหอการค้าไทย ซึ่งผมเป็นที่ปรึกษาและเป็นผู้ฝึกสอนอยู่

รูปที่ 1 www.utcckarate.com

ชมรมนี้เป็นชมรมเก่าแก่ มีสมาชิกมาแล้วถึง 34 รุ่น และปัจจบันผู้ก่อตั้งชมรมก็เป็นนายกสมาคมคาราเต้แห่งประเทศไทย ในอดีตชมรมนี้เคยยิ่งใหญ่ มีนักกีฬาเก่ง ๆ มากมาย ปัจจุบันนักศึกษาได้สนใจกีฬาประเภทนี้น้อยลง และจากความนิยมของกีฬาเทควันโด ทำให้สมาชิกของชมรมยิ่งน้อยลง แม้ว่าช่วงเวลาสองปีที่ผ่านมา ชมรมของเราได้ฟื้นจากความตกต่ำ จนสามารถคว้าเหรียญทองมาให้มหาวิทยาลัยถึง 2 รายการ

สองปีการศึกษาที่ผ่านมา (2548-2549) เราได้เน้นให้สมาชิกจัดการซ้อมอย่างสม่ำเสมอ ส่งแข่งทุกรายการ ไปเก็บตัวต่างจังหวัด เนื่องจากเรารับสมาชิกมาได้น้อย และสมาชิกที่เหลืออยู่ส่วนใหญ่ เป็นคนที่ต้องการฝึกซ้อมและสอบสายเท่านั้น ซึ่งคนเหล่านี้ยังต้องมาทำงานบริหารชมรมอีก ทำให้การบริหารงานไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร ไหนจะห่วงซ้อม ไหนจะสอบสาย ไหนจะต้องสอบ Midterm/Final

การที่เรารับสมาชิกมาได้น้อย เนื่องจากนักศึกษามองว่าเราเป็นชมรมกีฬาเพียงอย่างเดียว ก็คงมีกิจกรรมแค่การซ้อมเท่านั้น เลยไม่สนใจที่จะสมัครเข้ามา ปีนี้เราต้องการรับสมาชิกเพิ่มขึ้น โดยที่เราต้องมีจุดขายมากกว่าเดิม มากกว่าเป็นแค่ชมรมกีฬา โดยที่สมาชิกที่เข้าชมรมนี้ไม่จำเป็นต้องเข้ามา เพื่อฝึกซ้อมอย่างเดียว แต่อาจจะเข้ามาเพราะว่าอยากได้ส่วนลดร้านค้า อยากเรียนรู้การทำBlog อยากบริหารงานชมรม ฯลฯ

โดยเป้าหมายของเราคือหาสมาชิกเข้าสู่ชมรมให้มากที่สุด เพื่อที่จะได้มีคนเพียงพอที่จะสร้างทีมงานในการบริหารชมรม ทีมสวัสดิการ ทีมการตลาด ทีมเวป ทีมหารายได้ ทีมนักกีฬา เรียกได้ว่าเราจะทำให้ชมรมนี้ยืนอยู่ได้ด้วยตนเอง ดังเช่น Sports Club ของเอกชน ทำให้นักศึกษาที่ผ่านกิจกรรมของชมรม จะเป็นนักศึกษาที่มีประสบการณ์การทำงาน เหมือนกับได้ไปฝึกงานกับบริษัท

ผมได้จดทะเบียนโดเมน utcckarate.com เพื่อใช้เป้นหน้าหลักของเวปชมรม โดยที่จะมี Blog ของเล่าเรื่องราว ข่าวสารของชมรมที่ blog.utcckarate.com และมีบริการ Email ของชมรมให้อีกด้วย โดยที่สมาชิกจะ Login เข้าสู่ระบบได้จาก start.utcckarate.com ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 start.utcckarate.com


รูปที่ 3 Login page

โดยที่เราจะให้ชื่อ Account ของแต่ละคนเป็น nickname##@utcckarate.com (##คือรุ่น)
ทำให้ชมรมของเราติดต่อสื่อสารกันง่ายขึ้น เนื่องจากเราจะจำ Email กันได้ทุกคน และสามารถ Chat กันผ่าน Email โดยใช้บริการ Google Talk

รูปที่ 4 Google Talk


รูปที่ 5 mail.utcckarate.com

นอกจากบริการ Email แล้ว เราได้นำเอาบริการของ Google Calendar ซึ่งเป็นบริการของ Google Apps ที่ calendar.utcckarate.com
ชมรมจะใส่ตารางการแข่งขัน การสอบสาย การสอบของมหาวิทยาลัย ตารางฝึกซ้อมไว้ที่ปฏิทินหลัก ซึ่งสมาชิกแต่ละคนจะเห็นปฏิทินเหล่านี้
สมาชิกสามารถสร้างตารางส่วนตัว และแชร์ให้ทุกคนในชมรมรู้ ทำให้คาดการได้ว่าวันไหนจะมีคนฝึก มากน้อย
สามารถใช้เป็นตารางนัดหมาย หรือจะประชุม Online ผ่าน Google Talk ก็ได้ (Over จริง ๆ)

รูปที่ 6 calendar.utcckarate.com

บริการสุดท้ายที่ Google Apps ให้ก็คือ Google Docs & Spreadsheets ที่ docs.utcckarate.com
ซึ่งจะทำให้การเก็บเอกสารอยู่ที่เดียวก็คือ Web ไม่จำเป็นต้องขอไฟล์เอกสารกันอีก และยังสารมารถนำไปพิมพ์ที่ไหนก็ได้ที่มี Web Browser และ Internet มีการแชร์ไฟล์ ทำให้การแก้ไขเอกสารทำได้ทีละหลาย ๆ คน แต่ละคนทำงานได้โดยไม่ซ้ำซ้อน และสะดวกรวดเร็วขึ้น โดยใช้ความสามารถของ Web 2.0 ซึ่งจะมีการเก็บ log ไว้ว่า ใครแก้ไขอะไรไป บ้าง โดยชมรมจะใช้ในการเก็บประวัติสมาชิกชมรม ศิษย์เก่า และเอกสารโครงงานของชมรม

รูปที่ 7 docs.utcckarate.com

ตอนนี้ชมรมได้เริ่มแจก Account ให้กับสมาชิกปัจจุบันเริ่มทดลองใช้กันก่อน เพื่อทดสอบระบบ และจะใช้อย่างเป็นทางการในปีการศึกษาหน้า ซึ่งการนำ Google Apps มาใช้ในชมรม จะเป็นเครื่องมือให้นักศึกษาได้รู้จักการบริหารเวลาการวางแผน และการทำงานเป็นทีม และผมคิดว่าชมรมนี้น่าจะเป็นชมรมแรก ๆ ในสถาบันอุดมศึกษาของไทย ที่นำเทคโนโลยี Web 2.0 มาใช้ในการจัดการชมรม